Tecnología sustentable para el Sector Público
Santiago, Chile. 1 febrero, 2017. La tecnología está cambiando el mundo a nuestro alrededor, y las nuevas maneras de brindar servicios a los usuarios son cada vez más sustentables y optimizadas. Esta constante transformación digital se vuelve particularmente importante cuando se habla del sector público; el cual gestiona los servicios básicos de toda una comunidad de personas, en miras a mejorar la calidad de vida de quienes deben realizar trámites y procesos públicos; el usuario final es, por supuesto, el ciudadano.
Romper el paradigma de que los servicios públicos siempre están más atrasados que los del sector privado, es una labor que está al alcance de la mano.
Microsoft Dynamics 365 para operaciones del sector público
En un mundo que cambia de forma constante en el ámbito de la tecnología, a veces se vuelve imposible actualizar software demasiado antiguo o simplemente obsoleto, pues los bugs son muy difíciles de detectar.
Las instituciones públicas que utilizan TI tradicionales, suelen tener problemas de errores ocultos que pueden llegar a echar abajo todo el sistema, afectando negativamente a ciudadanos y pudiendo dejarlos sin sus trámites al día, lo que repercute inmediatamente en la productividad del departamento en cuestión, acumulando más y más trabajo para las jornadas próximas. Esto deviene en un mayor estrés no solo en los usuarios, sino además para los funcionarios públicos. En aquellas situaciones, la organización tiende a colapsar y retomar el orden es, generalmente, una tarea muy desgastante para los recursos humanos.
Los métodos actuales de tecnología sustentable para el sector público permiten detectar con innovación estos bugs, volviendo muchísimo más simple la tarea de dar soluciones gubernamentales y de integrarlas a las distintas plataformas que la institución esté utilizando, optimizando así el funcionamiento de todo el sistema, incluidas por supuesto la gestión de recursos humanos y la gestión de desempeño. El resultado, en este caso, es una armonización efectiva de la organización, una reducción en el estrés, y por sobre todo, una rápida solución para los usuarios.
Utilizar una poderosa plataforma de solución gubernamental como Microsoft Dynamics 365 para Operaciones, ofrece la capacidad de conectar oportunamente la compleja red que unifica a las distintas instituciones del sector público. La plataforma logra esta tarea de comunicación unificada mediante aplicaciones y algoritmos innovadores, los que al estar pensados desde una interfaz amigable, intuitiva y sencilla, simplifican el aparatoso proceso burocrático que tanto recriminan los ciudadanos al momento de tramitar en estas instituciones.
ERP y Workflows
Microsoft Dynamics 365 para Operaciones se basa en un proceso de ERP, el cual consiste en un sistema de planificación de recursos empresariales (de ahí sus siglas, por las palabras en inglés Enterprise Resource Planning) que engloba al conjunto de procedimientos y plataformas informáticas de información gerencial. En este caso, la planificación de recursos apunta estratégica y exclusivamente a disminuir los gatos en las instituciones de servicio público; esto es posible gracias a la capacidad del software ERP a integrar todas las acciones y operaciones de la organización que devengan en bienes y servicios cívicos.
Todo esto es posible gracias a la tecnología que otorga el sistema ERP, al trabajar utilizando distintos módulos en los que se organiza el trabajo. Cada módulo abarca a un departamento o sección específica de la institución o que esté relacionada directamente con ella, aunque provenga de otra organización gubernamental con que necesite mantenerse en comunicación para su óptimo funcionamiento. Así, como cada módulo se concentra en las necesidades y capacidades de la sección, la plataforma de Dynamics para Operaciones logra entregar soluciones concretas para cualquier tipo de organismo, ya sea privado o público, con la misma eficiencia para ambos sectores.
Igual de importante es el concepto de workflows, herramientas de flujo de trabajo en forma de comandos automatizados, que forman una secuencia de actividades relacionadas entre sí. En otras palabras, un workflow permite aglomerar información relevante como documentos, trámites, partes y documentación en general de forma continua y orgánica, todo desde una misma plataforma, comunicando cientos de computadores interconectados en un ambiente heterogéneo.
Los workflows tienen un rol fundamental en un entorno de IT, pues son capaces de sobreponerse a caídas del sistema, bugs y otros errores comunes. Esto cobra mucha importancia en el contexto de los servicios públicos, en el que la aglomeración de data y sobrecarga de sistemas, es la mayoría del tiempo mucho más grande a la del sector privado; con tremendas bases de datos de comunidades completas, llegando a abarcar incluso a todo el país, y esto además en adición a agentes externos (extranjeros, trasnacionales, etcétera).
Los flujos de trabajo se pueden desconectar y la recuperación de los documentos será inmediata; es posible también soportar estas caídas de sistemas u otros imprevistos como cortes de energía sin comprometer a toda la plataforma, puesto que los workflows se mantienen funcionando de forma independiente, aunque alguna o muchas de las partes conectadas hayan dejado de operar. Además, es posible auditar y mantener un registro de cada actividad ocurrida en un flujo de forma totalmente transparente.
En suma, los sistemas de workflow permiten agilizar y automatizar los trámites, lo que en un corto a mediano plazo implica una disminución en costos y un incremento en la productividad de toda la institución. Debido a que Dynamics 365 funciona desde una plataforma en la nube, toda la información está siempre respaldada y protegida. Esto permite al sistema recuperarse de manera más rápida.
Mejora de rendimiento en todas las áreas
Una de las novedades de Dynamics es que combina el sistema de ERP con lo que se conoce como software CRM (customer relationship management). Si bien estas soluciones apuntan a gestionar la relación de una empresa con el cliente, en el contexto de las instituciones públicas contribuye a un trato mucho más cercano con el ciudadano en todas las áreas, manteniéndose en contacto con él por diversos medios, como a través de boletines recordatorios en caso de trámites pendientes, cierres de documentos legales, entre otros, siempre en paralelo con el sistema ERP.
Una herramienta como Microsoft Dynamics 365 es capaz de abordar de manera vertical gubernamental todos los procesos en el sector público, lo que permite a las organizaciones crecer, evolucionar y transformarse a las últimas innovaciones. Cada una de las aplicaciones funcionan sin restricciones entre ellas, lo que ayuda a gestionar funciones públicas específicas, como por ejemplo las relacionadas a la atención al cliente, operaciones, finanzas, marketing, reclamos o sugerencias de los ciudadanos.
Dar un paso hacia esta plataforma es entrar en la transformación de procesos a la nube. El principal valor agregado de adaptarse a una tecnología sustentable se encuentra tanto en facilitar la administración de las organizaciones estatales como en mejorar la calidad de vida de la ciudadanía.
Combinando negocios y conocimiento técnico
AlfaPeople -partner global de Microsoft- ofrece lo mejor de Dynamics para Operaciones, con la capacidad de soportar los complejos procesos en los servicios públicos, pero con la misma eficiencia que lo hace en el sector privado. Para buscar la solución a problemas de una gran complejidad y que conectan entre sí a miles de aristas, siempre será más sensato consultar con expertos, quienes podrán entregar una mejor respuesta, buscando lograr la mejor implementación para que los usuarios experimenten un servicio de calidad.