BoardPacks, una innovadora alternativa para gestionar reuniones de directorio

A su vez, favorece a la ejecución de los encuentros, ya que brinda a todos los miembros acceso instantáneo a la información necesaria para la toma de decisiones efectivas. Los directivos acceden a la totalidad de los datos como estados financieros mensuales, políticas empresariales, normativas, reportes anuales de las compañías del grupo, etc., todo desde sus tablets, dando la posibilidad de chequearlos de manera completa no solo durante las reuniones sino las 24 horas.

Falabella Financiero, unidad de negocios de una de las empresas más grandes y consolidadas de América Latina, es una de las compañías chilenas que apostó por innovar en esta materia utilizando BoardPacks. Gracias a esto, la organización logró optimizar el acceso a la información de forma segura y confiable, eliminando la utilización de papel y mejorando la performance de trabajo y el análisis de datos. Falabella Financiero mensualmente realiza sus directorios, para los que se preparaban informes confidenciales mediante un archivo digital, del que se realizaban cerca de 20 copias de cada informe, para luego ser enviados en sobre por servicio de mensajería. El proceso implicaba la impresión de alrededor de un promedio de 1.400 hojas por reunión, tomaba de 3 o 4 horas entre la impresión y compaginación según la sección destinataria, e involucraba a un equipo de 4 o 5 personas.

“Con BoardPacks, las organizaciones ahorran costos al evitar los gastos de impresión y envío. No sólo ahorran en la administración y uso de papel sino que la reunión se ejecutará con mayor fluidez dado que los miembros tendrán acceso instantáneo a toda la información que necesitan de reuniones pasadas y presentes en un solo lugar, mejorando la performance de trabajo y el análisis de datos”, explica Jonathan Callund, representante de América Latina de eShare.

La posibilidad de utilizar tablets electrónicas facilita la revisión y, además, incluye herramientas de anotación que imitan el manejo que otorgan los documentos en papel. ‘‘Lo recomendaría a aquellos que quieran digitalizar la gestión del Directorio, es una herramienta que nos ha funcionado muy bien. Lo que más se destaca es la rapidez del acceso a la información y el poder tener consolidado en un solo lugar no sólo datos históricos, sino también los que se agregan durante o después de las reuniones”, aseguró Gastón Botazzini, gerente general de Falabella Financiero.

Francisco Navarrete, administrador de seguridad interna de Falabella destaca como un aspecto importante el control de acceso y seguridad de la información corporativa. “La portabilidad de la documentación, la seguridad, la accesibilidad y disponibilidad de los datos son las principales ventajas de BoardPacks”, explica Navarrete.

Actualmente, y gracias a esta herramienta, se acortaron los tiempos de desarrollo y armado del material, y el proceso ya no involucra a un equipo entero. Además, por ser encriptado, la información es distribuida de manera segura, lo que garantiza su confidencialidad mediante la creación de usuarios con contraseñas personales. Maia Hojman, gerente de planificación y desarrollo de Falabella Financiero, destacó de BoardPacks que “lo que antes hacíamos en 3 horas ahora está listo en exactamente 10 minutos. Desde el punto de vista del backoffice ha sido maravilloso. La herramienta es impresionantemente buena”.

‘‘Desde eShare estamos orgullosos de haber sido seleccionados por una compañía tan prestigiosa e importante en Latinoamérica como Falabella. BoardPacks es la solución líder en gestión de reuniones de directorio ya que, entre otras cosas, agiliza la toma de decisiones y mejora el rendimiento de los recursos“, afirmó Jonathan Callund, representante de América Latina de eShare.